采购容易吗?– 采购类型、权利和腐败

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

 

 01 

写在前面

 

采购在供应链里是成熟较早的模块,可以说在没有供应链概念之前,就有了采购。

 

而且无论在行内还是行外,如果说自己是做‘采购’的,基本上听众都很容易理解。

 

而如果说起自己是做‘供应链’的,估计大部分听众都搞不懂你究竟是干什么的;

 

再如果说是搞‘物流’的,大部分人都会同情的看着你,然后问你“送快递”和“开卡车”累不累;

 

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

 

。。。。。。

 

看起来采购工作和内容简单并且易于理解,但是面对眼花缭乱的采购职位,很多新人或者跨行业人员还是会一头雾水,更别去深刻理解与采购相关的,企业内外部合规性审计了。

 

因此基于笔者做采购和与采购打交道的经历,对“采购”工作做一个简单介绍,也为以后的采购系列文章做一个铺垫。

 

 02 

几种采购的区别

 

一般来说,采购虽然都会与供应商打交道,但具体能力要求和工作内容还是有较大区别的。

 

对应来源的英文主要有如下四个,分别是:Sourcing, Procurement, Purchasing, Buying。具体英文意思的区别,我们就不再去探究了。

 

1, 最清晰的是Sourcing和Procurement,二者可以互用,均是寻源采购的意思,日常工作就是寻找、更换供应商、谈采购价格、维护合同以及供应商绩效提升。

 

2, 寻找完供应商,签署合同后,就是日常的下订单、追订单以及安排订单付款了,这就是Buying了,我们也叫作运作采购。

 

3, 而Purchasing则被用的模棱两可,有时被等同于Sourcing和Procurement,有时又被等同于Buying。大多数情况或者大多数公司还是把Purchasing视同于Buying。

 

总结来说,采购工做主要分为两类,一类是寻源采购,另一类就是运作采购。对应的英文名称参见上述三点。

 

组织架构比较完善的企业要把两类采购由不同的人来负责,或者不同的部门负责,以下我们会讲为何要这样做。

 

 03 

采购相关的工种

 

虽然知道了采购的两大类工作,可是如果去看看自己企业的采购职位,或者其他大公司的采购职位,尤其是外企,只能用一个词形容,那就是“眼花缭乱”。下面就来讲讲笔者见到过的以下职位名称:

 

Strategy Sourcing(战略采购):大部分企业里等同于寻源采购的Sourcing或者Procurement。

 

Global Sourcing(全球采购):一般致力于从发展中国家或者低成本国家寻找供应商来满足企业的原材料供应,比如跨国公司在中国或者印度会设置一些全球采购角色给欧美国家的工厂选择供应商。

 

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

 

Commodity Sourcing/Procurement(品类采购):一般指某一原材料品类寻源采购的工作,比如钢件、铸件、塑料件、电子件的采购,要求此类采购人员具有一定相应品类的专业知识。

 

SDE (Supplier Development Engineer_供应商开发工程师):这个岗位主要在工业行业常见。设置这个职位可以说是采购分工不断明晰化的体现,在sourcing/procurement和供应商谈妥价格、完成双方合作意向之后,任何一个原材料件或者部件都是有一定技术参数要求的,供应商在开始合作后能不能制造出符合技术参数要求,首件能不能通过验收、能否爬坡成功、能不能量产成功,最终转向日常订单采购之前都离不开SDE的努力,这个过程在汽车行业或者很多机械制造业里用APQP(产品质量先期规划)来管理,包含诸如PPAP(生产零件批准程序)以及FAI(首件检验)等。很多SDE的职位要求中会提到这几个名词。

 

SQE (Supplier Quality Engineer_供应商质量工程师):这个职位一般致力于在日常订单合作中,在供应商质量绩效不好时,帮助供应商进行改善。可惜的是很多公司把SQE做成了质检员。

 

Purchaser/Buyer (采购员):这个职位就是在已有价格和商务条款下,典型下订单、追订单或者安排订单运输,最后请款给供应商等一系列工作。

 

按照与供应商接洽顺序来说,各类角色的先后出场如下图所示。

 

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

当然上述角色更多的是针对原材料相关的采购角色,而对于间接物料和服务(包括物流运输和仓储服务)的采购从程序上和分工上就简单多了。

 

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采购的权利和限制

 

围绕着上述讲到的采购角色和工种,不同采购的权利或者权限可以用如下专业名称来说明(此处说明笔者的中文翻译并不专业)。

 

1,DOA to Commit

 Delegation of Authority to Commit_ 承诺价格的权利,这其实就是针对寻源采购人员(sourcing/procurement)的授权。比如选择好供应商,与之协商好采购单价;此后的安排操作,核实付款给供应商则不在此授权内。

 

2,DOA to Spend 

Delegation of Authority to Spend_花钱的权利,这表示在已界定好的价格细则下,针对订单采购人员(buyer)的花钱的授权。比如下订单给供应商,只有权力核对采购单价、请款给供应商,但无权去和供应商协商修改价格。

 

3,POA

Power of Attorney _签字权,签字一般出现到合同、协议等法律文本上,所谓签字权用在个人身上,那就是我自己可以签署我的名字,当然部分时候,我可以授权他人来签署我的名字;而用在企业的采购领域,那就是供应商合同的签字上,代表一个公司去签字,是需要被授权的,小公司可能需要总经理来签字,大公司也许会授权到法务、财务或者采购经理/供应链经理去签字,或者是组合起来的层层往上的不同部门签字流程。

 

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

 

越是规范的企业,越是要在上述三个方面做文章,用不同人、不同级别、不同部门来分别授予不同权利。一方面提高采购工作效率,另一方面来限制下面讲到的采购腐败。

 

 05 

采购腐败

 

采购从古自今都是容易滋生腐败的地方,因为这个活动导致的是企业的银子往外流。

 

笔者曾经碰到一个企业说自己最大的烦恼不是让采购去降低成本,而是如何防止采购相关的腐败,避免该企业老板的发家功臣们被腐蚀而进监狱,真是有钱也有有钱的烦恼。

 

采购容易吗?-- 采购类型、权利和腐败

 

大部分企业目前都在从如下三个方面来遏制采购腐败:

 

1,道德说教:将腐败列为可耻的行为,不符合企业文化的行为,在各种渠道宣教。

 

2,权利分离:承诺价格和花钱的人分离,由不同部门负责寻源或者操作。

 

3,从重处罚:一旦发现,事后严重处罚。

 

笔者的观点是,永远不可能杜绝所谓的腐败,但是现实是越是规范的企业,此种事项越是较少,我觉得上述三项措施都必不可少。

 

一定要排个顺序的话,那就是首先权利分离、接着道德说教、最后才是从重处罚。

[END]

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