控制工具——如何做招投标

本篇文章整理自罗戈知识专栏《企业物流运费管理优化》专栏第5期 ——《控制工具- 如何做招投标》

分享嘉宾:周海,西安交大管理学硕士,哈工大工学学士;丰富的跨国公司区域总部和工厂供应链运营经验;擅长供应链端到端流程管理、战略采购和整合、物流成本管理和库存控制。

本期从4个部分介绍“控制工具——如何做招投标”

控制工具——如何做招投标

第一部分:目的&期望

一般来说,简单理解,招标就是一个工具,让供应商报价,找到最低价,那么招标任务就完成了。事实是不同目的和期望的招标,导致的招标细节会有较大的不同,因此首先来看看,招标究竟会有哪些目的或者使用情景呢?

  • 一种情景是上升到企业战略层面供应商选择的招标,目的可能是要选择合适的能够支持未来业务发展的战略供应商;

  • 另一种是对现有的供应商业绩不满意,通过招标或者给现有供应商产生压力,或者能够找到更加好绩效的供应商;

  • 还有就是常见的一次性业务,基于企业的采购流程和合规性要求,必须要进行几家比价的招标;

第一种情况,企业招标更加侧重全方位或者战略层面的提升;

第二种情况,主要是业绩主导;

第三种情况主要在合规或者价格层面主导。

控制工具——如何做招投标

第二部分:招标步骤

完善的招标工作应该按照如下五个思路或者步骤来进行:

  • 首先是海选:RFI,此阶段重点在大量的候选供应商里,通过企业看中/侧重的资质来进行淘汰;

  • 接着RFQ对于留下的候选供应商重点进行价格的比较;

  • RFQ报价并不一定会一部到位得到理想的价格,进一步还需要进行和候选供应商的谈判;可能进一步谈判价格,也可能与候选供应商之间进行利益协调,比如作为招标方,我希望某个供应商在某个区域线路上成为未来的重点供应商,但是报价上,这个供应商虽然总价有竞争力,但是在这个区域的线路上价格并无优势,那么就需要重新谈判;

  • 价格赛选和谈判之后,基本上就能够定下有几个供应商能够中标,这时就要在内部进行讨论如何分配给中标的几个供应商,分配业务往往也会有各种讨论,需要平衡各方利益。之后宣布结果;

  • 宣布结果完成,也是万里长征进行了一半而已,后续的动作就行执行和监控执行;可以说很多招标项目失败就是因为执行不到位,因此必须予以重视此步骤,后续会进一步谈到如何有效执行;

     

    控制工具——如何做招投标

可以说,招标即是工具,也是方法,同时每一个招标都是变革性的项目,一般来说,越复杂、越重要、越大规模的招标,越要更全面更系统的考虑。

控制工具——如何做招投标

第三部分 招标细节

这里只提两个方面,一个是RFI的格式设计,主要包括设定哪些条目来赛选供应商、每个条目又设置多少权重来表示重要与否。

根据不同的目的和期望,通用的或者比较全面的资格条目就分这么几类:业务证书资质、注册资本、市场地位、类似行业服务经验、IT设施、其他资质等等。

设计好RFI之后,对于候选供应商的海选评比,究竟是在每个项目里得几分,可以进一步设置评分标准,比如以注册资本为例,500万RMB以上是几分,以下是几分等等;如果没有评分标准,那么就一定要招标项目组共同商定。

控制工具——如何做招投标

总结来说,如何设计RFI,既要考虑招标目的期望,又要考虑招标范围,还要平衡利益相关者诉求。所谓的利益相关者诉求,可以参照上一讲中提到的stakeholder mapping。

控制工具——如何做招投标

对于RFQ的设计上,首先要考虑一些基本要素,比如最小收费单位、重量还是体积计费、是否到一定重量会有折扣;接着要考虑如何能够收集到历史费用;最后才是供应商能否理解和认同。这个设计的过程也是需要反复调整的,不是自己闭门造车,强迫供应商填写。

控制工具——如何做招投标

第四部分 如何中标和执行

简单来说对于乙方要想中标

  • 首先要理解甲方究竟想干什么,在表象的招标以外,是重点费用降低还是绩效提升,还是新业务合规?

  • 其次是基于甲方目的,自己是否与之门当户对,加入甲方要寻找未来全国范围内的战略供应商,而乙方自己只是聚焦于上海附近的运输,那么毫无疑问两者不匹配,没有必要继续花费资源来走招标程序;

  • 最后才是相对有竞争力的价格来获取业务。

控制工具——如何做招投标

一旦中标之后,建议乙方和招标项目方按照如下步骤来有条不紊的推进执行。分别是:

  • 拜访使用部门和客户,了解他们的操作诉求和关心点,尽量问到操作注意的事项;

  • 设置切换阶段的时间期限和考核方式,因为切换阶段是不稳定阶段,目标一定不能设置过高;

  • 提供过程中出现问题的快速解决方案和渠道,因为切换过程中必然会出现无法控制的情况;

  • 乙方让操作稳定下来,并且居安思危持续的开发绩效透明度和改善绩效。

控制工具——如何做招投标

绩效方面指标,既可以包含定量指标,也可以包含定性指标,一般来说,就是破损率、实际运输时间、及时交付率和定性的内外部投诉率。

控制工具——如何做招投标

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